Waarom wij niet om negen uur beginnen

Om negen uur ’s ochtends zitten de meeste mensen achter hun scherm. Sommigen zijn al wakker. Anderen lezen voor de derde keer dezelfde zin in een e-mail. Iedereen is op het werk. Maar niet iedereen is aan het werk.

Wij vinden dat een vreemde manier van werken. U betaalt iemand om aanwezig te zijn, terwijl u eigenlijk resultaten wilt zien. Het is alsof u een bakker per uur betaalt dat hij in de winkel staat, en vervolgens verbaasd bent dat het brood er niet beter op wordt.

Daarom hanteren wij bij DRP BuildLab een eenvoudig uitgangspunt: het werk telt, niet de klok.

Aanwezigheid is geen prestatie. Afgerond werk is dat wel.

Waar het idee vandaan komt

Kenniswerk is een vreemd soort werk. Een goed idee past niet in het keurslijf van een negen-tot-vijf-baan, en een slechte dag kunt u niet verhelpen door er langer te blijven zitten. Mensen verschillen ook sterk in wanneer zij op hun best zijn: de een staat ’s ochtends om zes uur op, de ander komt pas na het avondeten op gang. Dat is geen luiheid. Zo zijn mensen nu eenmaal in elkaar gezet.

De meeste bedrijven weten dat, maar laten toch iedereen volgens hetzelfde rooster werken. Uit gewoonte, uit gemakzucht, en omdat een rooster gemakkelijker te controleren is dan een resultaat. Wij kiezen voor de moeilijkere optie: het resultaat controleren.

Hoe dit er in de praktijk uitziet

Neem bijvoorbeeld Jonas, een fictieve ontwikkelaar met een zeer reëel probleem: om half negen ’s ochtends is hij zo scherp als een stoel. Om tien uur ’s avonds lost hij in twintig minuten een bug op waar hij een halve dag naar had zitten staren.

Zijn collega Sanne (ook verzonnen, maar eveneens herkenbaar) is het tegenovergestelde. Zij is om zes uur al wakker, heeft om acht uur al drie taken afgewerkt en is om twee uur klaar. Daarna gaat zij padel spelen, waar zij, zoals zij zelf zegt, de beste ideeën van de week krijgt. Meestal tegen een muur.

Een tijdklok dwingt de twee om in het midden samen te werken: beiden halfslachtig, beiden vanaf negen uur. Wij laten hen werken wanneer zij er zin in hebben, en wij vragen slechts één ding: dat het af is, dat het goed is, en dat de klant weet waar hij aan toe is.

Klinkt dat soepel? Het is in feite strenger dan een prikklok. Een prikklok vereist dat u aanwezig bent. Wij eisen dat de taak wordt uitgevoerd. Voor de klant verandert hierdoor één ding: hij krijgt een vaste reactietijd en een leveringsdatum die wordt nagekomen, in plaats van kantooruren.

Hoe wij afspraken maken

Vrijheid begint met duidelijkheid. Voor elke opdracht beantwoorden wij vooraf drie vragen:

1. Wat is er gedaan? Wij beschrijven het resultaat in één zin, zodat niemand later kan beweren dat hij of zij het anders heeft begrepen.
2. Wanneer? Een concrete datum, niet ‘binnenkort’.
3. Wie beslist daarover? Eén eigenaar, die weet wanneer hij of zij om hulp zou kunnen vragen.

Daarna is het aan de eigenaar. Wanneer zij werken, is hun zaak. Wat zij leveren, is dat niet.

Wat het te bieden heeft

• Efficiënter werken. U verricht het zware werk wanneer u er klaar voor bent, niet wanneer de kalender dat voorschrijft.
• Minder sleur. Geen urenlang stilzitten op een dag waarop u niets voor elkaar krijgt. We kennen allemaal wel zo’n dag waarop u drie kopjes koffie drinkt en slechts één regel code schrijft.
• Eerlijkere afspraken. U meet het werk, niet de stoel.
• Meer verantwoordelijkheid. Mensen aan wie vrijheid wordt gegeven, gaan daar doorgaans zorgvuldiger mee om.
• Een bredere selectie van kandidaten. Talent is niet beperkt tot een straal van dertig kilometer en een 9-tot-5-ritme.

Waar het misgaat, en hoe u dit kunt voorkomen

Vrijheid zonder afspraken heet chaos. Een flexibel werkschema werkt alleen als de grenzen duidelijk zijn. Dit zijn de vuistregels:

• Eén verantwoordelijke per taak. Iedereen weet wie waarvoor tekent.
• Een korte, vaste incheckprocedure. Zodat niemand in het ongewisse blijft.
• Een afgesproken reactietermijn voor klanten. Zelfs als u zelf laat doorwerkt. Een reactietermijn betekent niet dat er om twee uur ’s nachts wordt gereageerd.
• Een overzichtelijke overdracht. Wat is er al gedaan, wat staat er nog open, en wat heeft de volgende persoon nodig?
• Vertrouwen is een krediet. Wie zich niet aan afspraken houdt, krijgt minder vrijheid, totdat het weer goed gaat.

Er zijn ook momenten waarop vaste werktijden beter uitpakken: de eerste weken van een nieuwe collega, een crisis bij een klant, een dag vol afspraken. Dan werken we gewoon allemaal op dezelfde tijd en laten we niemand daarover twijfelen.

Vragen die wij steeds weer krijgen

• Maar hoe weet u of ze echt hun werk doen? Aan de hand van wat ze presteren. Een warme stoel bewijst nog niets.
• Hoe meet u de prestaties dan? Aan de hand van het geleverde werk, de kwaliteit en de reactie van de klant. Niet aan de hand van het aantal uren in een systeem.
• En vergaderingen? Zo min mogelijk, en altijd met een agenda. Wie zonder agenda uitnodigt, trakteert op koffie.
• Wat als iemand er misbruik van maakt? Dan merkt u dat snel, omdat de afspraken zichtbaar zijn. Dan gaan we in gesprek, en wordt de vrijheid aangepast.
• Is dit voor iedereen geschikt? Nee. Voor bepaalde taken en voor sommige mensen werken vaste werktijden beter. Daarom is het een afspraak en geen dogma.

Hoe u voor uzelf kunt beginnen

1. Begin klein. Eén team of één soort taak, niet het hele bedrijf in één keer.
2. Spreek een vast tijdvak af waarin iedereen beschikbaar is. Bijvoorbeeld twee uur per dag waarin iedereen bereikbaar is.
3. Noteer per taak wat ‘klaar’ precies inhoudt.
4. Zorg ervoor dat de overdracht zichtbaar is. Een gedeeld bord of document waarop iedereen kan zien wat er gaande is.
5. Evalueer na vier weken. Wat is er goed gegaan, en waar liep het vast?
6. Aanpassen. Een regel die niet werkt, kan worden gewijzigd.

En ja, wij beantwoorden ook e-mails om negen uur ’s ochtends. Als wij dan al wakker zijn, tenminste.

Jonas en Sanne bestaan niet. Hun werkritme bestaat wel.

Zou u het op deze manier willen doen?

Wilt u met ons samenwerken, of overweegt u dit in uw eigen bedrijf te gaan toepassen? Neem dan contact met ons op; wij leggen u graag uit hoe wij dit aanpakken.

info@drpbuildlab.com | drpbuildlab.com