¿Por qué no empezamos a las nueve en punto?

A las nueve de la mañana, la mayoría de las personas están sentadas frente a sus pantallas. Algunas están despiertas. Otras están leyendo la misma frase de un correo electrónico por tercera vez. Todos están en el trabajo. Pero no todos están trabajando.

Creemos que es un negocio extraño. Se le paga a alguien por estar presente, cuando lo que realmente se busca son resultados. Es como pagarle a un panadero por cada hora que pasa en la panadería y luego sorprenderse de que el pan no mejore.

Por eso, en DRP BuildLab trabajamos con una idea sencilla: lo que cuenta es el trabajo, no el reloj.

La presencia no es lo mismo que el rendimiento. Lo es el trabajo terminado.

De dónde surge la idea

El trabajo intelectual es un trabajo peculiar. Una buena idea no cabe en el marco de un horario de nueve a cinco, y un mal día no se soluciona quedándose más tiempo en el puesto. Además, cada persona tiene un momento diferente en el que rinde al máximo: hay quien se levanta a las seis de la mañana, mientras que otros solo se ponen en marcha después de cenar. Eso no es pereza. Simplemente, así es como estamos hechos.

La mayoría de las empresas lo saben y, aun así, imponen el mismo horario a todo el mundo. Por costumbre, por comodidad y porque es más fácil comprobar un horario que un resultado. Nosotros optamos por la opción más difícil: comprobar el resultado.

Cómo funciona en la práctica

Tomemos como ejemplo a Jonas, un desarrollador ficticio con un problema muy real: a las ocho y media de la mañana está tan despierto como una silla. A las diez de la noche resuelve en veinte minutos un error que llevaba medio día intentando solucionar.

Su compañera Sanne (también un personaje ficticio, aunque reconocible) es todo lo contrario. Se levanta a las seis, a las ocho ya ha completado tres tareas y a las dos ya ha terminado. Después se va a jugar al pádel, donde, según sus propias palabras, se le ocurren las mejores ideas de la semana. Sobre todo jugando contra la pared.

Un reloj de fichaje les obliga a trabajar juntos en el medio: ambos sin mucho entusiasmo, ambos a partir de las nueve. Les dejamos trabajar cuando se lo hacen bien, y solo les pedimos una cosa: que el trabajo esté terminado, que esté bien hecho y que el cliente sepa a qué atenerse.

¿Le parece poco estricto? En realidad, es más estricto que un reloj registrador. Un reloj registrador solo exige que esté presente. Nosotros exigimos que el trabajo se realice. Para el cliente, esto supone un cambio: obtiene un plazo de respuesta fijo y una fecha de entrega que se cumple, en lugar de un horario de oficina.

Cómo llegamos a acuerdos

La libertad comienza con la claridad. Para cada proyecto, respondemos de antemano a tres preguntas:

1. ¿Qué se ha hecho? Describimos el resultado en una sola frase, para que nadie pueda decir después que lo había entendido de otra manera.
2. ¿Cuándo? Una fecha concreta, no «pronto».
3. ¿Quién decide? Un único propietario, que sabe cuándo puede necesitar ayuda.

A partir de ahí, la decisión depende del propietario. Cuándo trabajan es asunto suyo. Lo que entregan, en cambio, no lo es.

Lo que puede ofrecer

• Un trabajo más eficaz. El trabajo duro se hace cuando uno está preparado para ello, no cuando lo indica el calendario.
• Menos trabajo pesado. No hay que pasar horas sin hacer nada en un día en el que no se consigue avanzar en nada. Todos conocemos ese día en el que nos tomamos tres cafés y escribimos una sola línea de código.
• Acuerdos más justos. Se valora el trabajo, no la silla.
• Más responsabilidad. Las personas a las que se les concede libertad suelen manejarla con mayor cuidado.
• Una mayor variedad de candidatos. El talento no se limita a un radio de treinta kilómetros ni a un horario de 9 a 5.

Dónde se cometen errores y cómo evitarlos

La libertad sin acuerdos se denomina caos. Un horario de trabajo flexible solo funciona si los límites están bien definidos. Estas son las reglas generales:

• Un responsable por tarea. Todo el mundo sabe quién se hace responsable de cada cosa.
• Un breve proceso de registro fijo. Para que nadie se quede solo con sus conjeturas.
• Un plazo de respuesta acordado con los clientes. Incluso aunque usted mismo trabaje hasta tarde. Un plazo de respuesta no consiste en responder a las dos de la madrugada.
• Un traspaso bien organizado. Lo que ya está hecho, lo que queda pendiente y lo que necesita la siguiente persona.
• La confianza es un crédito. Quien no cumpla sus compromisos verá reducida su libertad hasta que vuelva a cumplir con lo acordado.

También hay momentos en los que un horario fijo resulta más adecuado: las primeras semanas de un nuevo compañero, una crisis con un cliente, un día repleto de citas. En esos casos, simplemente trabajamos a la misma hora y no dejamos que nadie se lo imagine.

Preguntas que nos hacen siempre

• Pero, ¿cómo se sabe si realmente están dando resultados? Por lo que aportan. Un puesto cómodo no demuestra nada.
• ¿Cómo se mide entonces el rendimiento? Por el trabajo entregado, la calidad y la reacción del cliente. No por el número de horas registradas en un sistema.
• ¿Y las reuniones? Las menos posibles, y siempre con un orden del día. Quien invite sin un orden del día, paga el café.
• ¿Y si alguien se aprovecha de ello? En ese caso, se detecta rápidamente, ya que los acuerdos están a la vista. Entonces hablamos y se reajusta la libertad.
• ¿Es adecuado para todo el mundo? No. Para algunas tareas y para algunas personas, los horarios fijos funcionan mejor. Por eso se trata de un acuerdo y no de un dogma.

Cómo empezar por su cuenta

1. Empiece poco a poco. Un equipo o un tipo de tarea, no toda la empresa de una sola vez.
2. Acuerden un horario común. Por ejemplo, dos horas al día en las que todos estén localizables.
3. Anote qué significa «terminado» para cada tarea.
4. Haga que el traspaso sea visible. Un tablero o documento compartido en el que todos puedan ver en qué se está trabajando.
5. Evalúe la situación al cabo de cuatro semanas. ¿Qué ha salido bien y en qué aspectos ha habido dificultades?
6. Ajustar. Una norma que no funciona puede modificarse.

Y sí, también respondemos a los correos electrónicos a las nueve de la mañana. Si es que para entonces ya estamos despiertos.

Jonas y Sanne no existen. Su ritmo de trabajo sí.

¿Le parece bien hacerlo de esta manera?

¿Desea colaborar con nosotros o está pensando en ponerlo en práctica en su propia empresa? Póngase en contacto con nosotros; estaremos encantados de explicarle cómo lo abordamos.

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