Perché non iniziamo alle nove

Alle nove del mattino, la maggior parte delle persone è seduta davanti allo schermo. Alcuni sono già svegli. Altri stanno rileggendo per la terza volta la stessa frase contenuta in un’e-mail. Tutti sono al lavoro. Ma non tutti stanno lavorando.

Riteniamo che sia uno scambio piuttosto strano. Si paga qualcuno per la sua presenza, mentre ciò che si desidera realmente sono i risultati. È come pagare un fornaio per ogni ora che trascorre nel negozio e poi stupirsi che il pane non migliori.

Ecco perché noi di DRP BuildLab operiamo secondo un principio semplice: ciò che conta è il lavoro, non l’orologio.

La presenza non equivale a una prestazione. È il lavoro portato a termine che conta.

Da dove nasce l’idea

Il lavoro intellettuale è un’attività particolare. Una buona idea non si adatta agli schemi di un orario dalle nove alle cinque, e una giornata storta non si risolve rimanendo seduti alla scrivania più a lungo. Inoltre, le persone differiscono notevolmente per quanto riguarda i momenti in cui sono più lucide: c’è chi si alza alle sei del mattino, chi invece entra nel vivo solo dopo cena. Non si tratta di pigrizia. È semplicemente il modo in cui le persone sono fatte.

La maggior parte delle aziende ne è consapevole, eppure continua ad applicare lo stesso orario a tutti. Per abitudine, per comodità e perché è più facile controllare un orario che un risultato. Noi scegliamo l’opzione più difficile: verificare il risultato.

Come funziona nella pratica

Prendiamo Jonas, uno sviluppatore immaginario con un problema ben reale: alle otto e mezza del mattino è lucido quanto una sedia. Alle dieci di sera risolve in venti minuti un bug che aveva fissato per mezza giornata.

La sua collega Sanne (anch’essa truccata, anch’essa riconoscibile) è l’esatto contrario. Si sveglia alle sei, alle otto ha già portato a termine tre compiti e alle due ha finito. Poi va a giocare a padel, dove, secondo le sue stesse parole, le vengono le idee migliori della settimana. Per lo più contro un muro.

Un orario di lavoro costringe i due a collaborare a metà strada: entrambi senza grande entusiasmo, entrambi dalle nove in poi. Li lasciamo lavorare quando sono in forma e chiediamo loro una sola cosa: che il lavoro sia portato a termine, che sia fatto bene e che il cliente sappia a che punto si trova.

Sembra poco rigoroso? In realtà è più rigoroso di un orologio marcatempo. Un orologio marcatempo richiede solo la vostra presenza. Noi richiediamo che il lavoro venga portato a termine. Per il cliente, ciò comporta un cambiamento fondamentale: ottiene un tempo di risposta fisso e una data di consegna che viene rispettata, anziché dover fare i conti con gli orari d’ufficio.

Come stipuliamo gli accordi

La libertà inizia con la chiarezza. Per ogni progetto, rispondiamo in anticipo a tre domande:

Cosa si è fatto? Descriviamo il risultato in una sola frase, in modo che nessuno possa poi affermare di averlo interpretato diversamente.
Quando? Una data precisa, non “presto”.
Chi decide? Un unico proprietario, che sa quando potrebbe aver bisogno di aiuto.

Dopodiché la decisione spetta al titolare. Quando lavorano è affar loro. Ciò che consegnano, invece, non lo è.

Cosa è in grado di offrire

Un lavoro più efficace. Si affronta il lavoro impegnativo quando si è pronti a farlo, non quando lo impone il calendario.
Meno lavoro ripetitivo. Niente più ore passate a oziare in una giornata in cui non si riesce a portare a termine nulla. Conosciamo tutti quella giornata in cui si bevono tre caffè e si scrive una sola riga di codice.
Accordi più equi. Si valuta il lavoro, non la poltrona.
Maggiore responsabilità. Le persone a cui viene concessa la libertà tendono solitamente a gestirla con maggiore cautela.
Una scelta più ampia di persone. Il talento non si limita a un raggio di trenta chilometri e a un ritmo di lavoro dalle 9 alle 17.

Dove si verificano i problemi e come prevenirli

La libertà senza regole si chiama caos. Un orario di lavoro flessibile funziona solo se i limiti sono ben definiti. Ecco alcune regole generali:

Un responsabile per ogni attività. Tutti sanno chi è responsabile di cosa.
Un breve momento di verifica. In modo che nessuno rimanga lì a tirare a indovinare da solo.
Un tempo di risposta concordato con i clienti. Anche se Lei stesso lavora fino a tardi. Per “tempo di risposta” non si intende una risposta alle due del mattino.
Un passaggio di consegne ben organizzato. Cosa è stato fatto, cosa è ancora in sospeso, di cosa ha bisogno il successore.
La fiducia è un credito. Chi non rispetta gli accordi vede ridotta la propria libertà, finché non torna a comportarsi correttamente.

Ci sono poi momenti in cui gli orari fissi si rivelano più efficaci: le prime settimane di un nuovo collega, una crisi presso un cliente, una giornata piena di appuntamenti. In quei casi lavoriamo semplicemente tutti contemporaneamente, senza lasciare spazio a speculazioni.

Domande che ci vengono poste spesso

Ma come si fa a sapere se funzionano davvero? Dai risultati che producono. Una poltrona accogliente non dimostra nulla.
Come si misura quindi la performance? In base al lavoro consegnato, alla qualità e alla reazione del cliente. Non in base al numero di ore registrate in un sistema.
E le riunioni? Il minor numero possibile, e sempre con un ordine del giorno. Chi invita senza un ordine del giorno offre il caffè.
E se qualcuno ne abusasse? In tal caso se ne accorgerebbe subito, poiché gli accordi sono visibili. A quel punto ne discuteremmo insieme e la libertà verrebbe adeguata di conseguenza.
È una soluzione adatta a tutti? No. Per alcune mansioni e per alcune persone, gli orari fissi funzionano meglio. Ecco perché si tratta di un accordo e non di un dogma.

Come mettersi all’opera

Iniziate in piccolo. Un team o un tipo di attività alla volta, non l’intera azienda in una sola volta.
Concordate un orario comune. Ad esempio, due ore al giorno in cui tutti siano reperibili.
Si descriva cosa si intende per “completato” per ciascuna attività.
Rendete visibile il passaggio di consegne. Una bacheca o un documento condiviso in cui tutti possano vedere quali attività sono in corso.
Si effettui una valutazione dopo quattro settimane. Cosa ha funzionato bene e in quali punti si sono verificate delle difficoltà?
Adeguare. Una regola che non funziona potrebbe essere modificata.

E sì, rispondiamo alle e-mail anche alle nove del mattino. A patto che a quell’ora siamo già svegli.

Jonas e Sanne non esistono. Il loro ritmo di lavoro, invece, sì.

Le andrebbe di procedere in questo modo?

Desidera collaborare con noi, oppure sta valutando la possibilità di adottare questo approccio nella Sua azienda? Ci contatti: saremo lieti di illustrarLe il nostro metodo di lavoro.

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